Förbereda produktionen

Bakom varje evenemang finns produktionen: dokumenten, personerna att ringa och den personal och utrustning som behövs. Allt finns i interna avsnitt i evenemangsredigeraren, markerade som synliga bara för ert team.

Bemanning och utrustning beskrivs i Bemanning och Resurser.

Under Dokument väljer du Ladda upp dokument, väljer filen (upp till 50 MB), ger den ett Visningsnamn och en Kategori, och kopplar den till en Artist eller en Kontakt om den hör till någon. Ladda ner, redigera eller ta bort den i listan. Spara evenemanget en gång innan du lägger till dokument.

Under Kontakter väljer du Lägg till kontakt, söker upp personen på namn, e-post eller företag — eller skapar den — och ger den en Roll och anteckningar för just detta evenemang.

För att snabbt nå dem markerar du kontakterna och väljer Skicka SMS: skriv meddelandet, granska och skicka. Kontakter utan telefonnummer hoppas över. SMS:et är till för dem som arbetar med evenemanget, till exempel en ändrad tid; marknadsföring till kunder skickas som ett utskick från Marknadsföring.

I evenemangslistan väljer du Hantera mallar och Ny mall. Namnge den, välj ett Rum eller valfritt rum, och lägg till varje behov: en Position och ett Antal. Kryssa i Auto-applicera så läggs behoven till på varje matchande nytt evenemang.

För att använda en mall för hand väljer du Använd mall bland evenemangets resurser. Behov som evenemanget redan har läggs inte till två gånger; att ta bort en mall ändrar inte evenemang som har använt den.