Hjälpcenter / RESURSER & BOKNINGAR
Resurser & bokningar
Lägg upp era lokaler och er utrustning, ta emot bokningar och förfrågningar, och se hur väl era lokaler används.
Översikt
Under Resurser beskriver du vad som kan bokas — lokaler, salar, utrustning — och hanterar bokningarna på det. Du öppnar det från Resurser i sidomenyn.
Kalendervyn av samma bokningar är Schema.
Nyckelbegrepp
Resurs
Allt som kan bokas: en lokal, en sal, en utrustning. Varje resurs har en typ och en kapacitet.
Bokning
En resurs reserverad för en tid, med en status: Förfrågan, Option, Bekräftad, Inväntar betalning eller Avbokad.
Förfrågan
En förfrågan från någon utanför er organisation, via er publika förfrågningssida, som ni lägger option på, bokar eller avböjer.
Lägg upp era resurser
Lägg till adressen
Under Adresser lägger du till var era lokaler finns. Det är adressen som gör att era evenemang visas som evenemang i sökresultat och biljettmejl.
Välj typerna
Under Typer väljer eller skapar du de slags resurser ni har — till exempel lokal, replokal, instrument.
Lägg till resurserna
Lägg till varje lokal eller sak med typ, kapacitet och adress.
Bestäm bokningsinställningarna
Under Bokningar öppnar du Bokningsinställningar: hur länge bokaren har på sig att betala efter ert godkännande, och vad som händer med en lokal och dess bokningar när den tas bort.
Dashboarden
Dashboard visar dagens bokningar, vad som väntar på godkännande, och hur mycket varje lokal används den här veckan. Mest bokad och Minst bokad visar var det finns utrymme att växa.
Nyttjandegraden räknas mot standardtider 07:00–22:00 tills ni anger era riktiga öppettider.
Bokningens status
Förfrågan
Någon har frågat. Inget hålls än.
Option
Tiden hålls till optionsdatumet. Bekräftar ni inte innan dess förfaller optionen och tiden blir ledig igen.
Bekräftad
Bokningen gäller.
Inväntar betalning
Godkänd, och bokaren har ett visst antal timmar på sig att betala.
Avbokad
Borta från kalendern; historiken sparas.
När du skapar en bokning är Bekräfta direkt (Godkänd) ikryssad. Kryssar du ur den skapas bokningen som väntande: den håller tiden men är inte bekräftad.
Bokningslistorna visar det kortare Väntar eller Bekräftad; öppna en bokning för att se dess status.
Återkommande bokningar
En bokning kan upprepas — varje tisdagskväll, till exempel. När du ändrar eller avbokar ett tillfälle väljer du hur långt ändringen gäller.
Bara det här tillfället
Det lämnar serien och blir en egen bokning.
Det här och alla kommande tillfällen
Serien delas där; tidigare tillfällen behåller sina tider.
Alla tillfällen
Titel, anteckningar och klockslag. Datumen följer regeln.
Avboka hela serien
Alla återstående tillfällen avbokas, med en anledning.
Förfrågningar
På fliken Förfrågningar slår du på Ta emot förfrågningar via en publik sida och länkar till sidan från er webbplats; Kopiera länk ger dig adressen. Besökare berättar vad de planerar, när, hur många de är och vilket rum de önskar.
Varje förfrågan hamnar i Inkorg, som du kan filtrera på Ny, Option, Bokad, Förfallen och Avböjd. Inget bokas förrän du agerar. Öppna förfrågan och välj Lägg option — rummet hålls som en option i kalendern och släpps i slutet av optionsdagen om du inte bekräftar — eller Avböj, med en valfri anledning i mejlet.
Spärrdatum, åtkomst och arkivet
Klicka på en lokals namn för att öppna dess egen sida, med flikarna Statistik, Bokningar, Spärrdatum, Bokningspolicy och Användningsrapport.
Spärrdatum
På lokalens flik Spärrdatum stänger du den under en period — underhåll, en helg. Ett spärrdatum kan gälla underresurserna också, och kan återkomma.
Åtkomstbehörigheter
På lokalens flik Bokningspolicy låter du en annan organisation boka den, med utgångsdatum och gränser som bokningar per vecka eller månad, passlängd och kapacitet.
Arkiv
När du tar bort en lokal arkiveras den som standard: den försvinner ur listor och bokningsval men behåller sina bokningar och sin historik, och ligger kvar under fliken Arkiv. Om den kan återställas är en bokningsinställning.
Vanliga frågor
Vad händer med bokningarna om jag tar bort en lokal?
Det beror på bokningsinställningarna. ”Stoppa borttagningen” vägrar tills kommande bokningar är avbokade. ”Avboka och meddela” avbokar dem och meddelar bokarna; inget återbetalas automatiskt.
Varför står det att nyttjandegraden är uppskattad?
Den räknas mot 07:00–22:00 tills ni anger era öppettider.
Jag ser inte Utrustning eller Specifikationer.
De visas bara om er organisation har dem. Fråga er administratör.